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Compliance Officer

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El Compliance Officer

El Compliance Officer u Oficial de Cumplimiento se ha convertido en los últimos años en una de las figuras clave en cualquier empresa u organización.

El artículo 31 bis del Código Penal le atribuye la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención, señalando que debe tener poderes autónomos de iniciativa y control.

Por tanto, el Compliance Officer se configura como el responsable máximo de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que afectan a la empresa u organización, tanto las que vienen impuestas por el ordenamiento jurídico vigente como aquellas que se decidan voluntariamente asumir.

El órgano de Compliance puede estar constituido por una sola persona o por varias personas y, en este último caso, se podrá designar entre ellas un Director de Cumplimiento o Chief Compliance Officer (CCO). Además, ha cogido impulso la figura del Chief Ethics & Compliance Officer (CECO), pues la esencia misma del Compliance determina que su cometido no es únicamente cumplir con la legalidad vigente, sino hacerlo sobre la base de elevados niveles éticos.

El Código Penal no enumera ni establece el contenido detallado de las obligaciones que incumben al Compliance Officer, si bien la Circular 1/2016, de la Fiscalía General del Estado, la doctrina, la práctica en la materia y los estándares internacionales de normalización se han encargado de arrojar cierta luz al respecto.

Aunque el Compliance Officer debe ser un órgano de la empresa u organización, ello no es óbice para que diversos cometidos que entraña esta función puedan ser ejecutados por otras áreas o departamentos, ni tampoco para que ciertas actividades que comporta el cargo puedan ser externalizadas, como por ejemplo los canales de denuncia, que incluso ganarán en eficacia cuanto mayor sea su rango de externalización, pues se podrán garantizar mayores porcentajes de independencia, imparcialidad y confidencialidad.

Dicho lo anterior y, con independencia de su posible externalización o ejecución por otras áreas o departamentos, las funciones del Compliance Officer son, entre otras:

  • Identificar, analizar y valorar los riesgos que pueden afectar a la empresa u organización, tanto la probabilidad de comisión de los mismos como el impacto o consecuencia que podría implicar su materialización.
  • Elaborar, revisar, modificar y actualizar el Código Ético y el Plan de Cumplimiento Normativo.
  • Gestionar las consultas y denuncias planteadas ante los canales de comunicación, así como, en su caso, llevar a cabo las correspondientes investigaciones internas destinadas al esclarecimiento de los hechos.
  • Elaborar políticas y procedimientos internos o redefinir los ya existentes, de tal forma que se incluyan en éstos las obligaciones de Compliance.
  • Incardinar las políticas, procedimientos y controles de Compliance dentro del mapa de procesos de negocio de la empresa u organización.
  • Establecer y definir los denominados KCIs (Key Compliance Indicators), a saber, los indicadores que medirán el desempeño del modelo de Compliance.
  • Verificar periódicamente el modelo de Compliance para detectar posibles incumplimientos o no conformidades y, en su caso, determinar los focos de atención o la necesidad de implantación de acciones correctivas.
  • Promover e impulsar a nivel corporativo una cultura de obediencia y de respeto a las normas, organizando, coordinando e impartiendo cursos y actividades formativas de ética y cumplimiento para todos los profesionales.
  • Reportar periódicamente al órgano de gobierno.

Como vemos, la figura del Compliance Officer lleva aparejado el desempeño de funciones de diversa índole, si bien el objetivo común de todas ellas es hacer de la empresa u organización un entorno en el cual se lleve a cabo la observancia de las normas y obligaciones a las que imperativa o voluntariamente debe someterse, como manifestación expresa del cumplimiento de elevados estándares éticos que, de forma directa, repercutirán en la salvaguarda de la reputación corporativa y en una correcta salud empresarial.

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